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Ihr KI-Cheat-Sheet

Alles Wichtige aus der Schulung auf einer Seite: die vier Prompt-Bausteine, fertige Start-Prompts und die Datenschutz-Ampel. Drucken Sie es aus oder speichern Sie es als PDF, dann haben Sie Ihren Spickzettel für den Alltag.

Der starke Prompt

Vier Bausteine, jedes Mal

Rolle

Wer soll die KI sein? Eine Rolle aktiviert das passende Vokabular und den richtigen Ton.

Beispiel: Du bist eine erfahrene Team-Assistenz, die seit Jahren Urlaubsübergaben für ein mittelständisches Unternehmen schreibt.

Kontext

Was muss die KI wissen? Alles Relevante gehört in den Prompt, die KI kennt Ihren Betrieb nicht.

Beispiel: Ich bin vom 14. bis 25. Juli nicht erreichbar. Frau Berger übernimmt Bestellungen und Reklamationen. Herr Witt wird nur bei Eskalationen einbezogen. Offen sind: Angebot für Firma Hartmann (Frist 18. Juli), Reklamation Möbel Kessler, Inventur-Vorbereitung.

Präzise Aufgabe

Was genau soll entstehen? Je konkreter das Ziel, desto weniger muss die KI raten.

Beispiel: Erstelle daraus eine Übergabe-Notiz für Frau Berger mit allen Zuständigkeiten, laufenden Vorgängen und Fristen.

Format

Wie soll das Ergebnis aussehen? Länge, Struktur und Form sparen die meiste Nacharbeit.

Beispiel: Gliedere in drei Abschnitte: Zuständigkeiten, Laufende Vorgänge, Termine. Stichpunkte statt Fließtext, maximal eine halbe Seite, sachlicher Ton.

Datenschutz-Ampel

Drei Faustregeln für jeden Prompt

Grün

Öffentliches und Allgemeines. Immer unbedenklich.

Gelb

Internes ohne Personenbezug. Nur anonymisiert und im Zweifel mit Freigabe.

Rot

Personenbezogenes, Gesundheit, Geschäftsgeheimnisse. Niemals in öffentliche Tools.

Diese Ampel gilt für öffentliche, kostenlose KI-Tools. Hat Ihr Unternehmen einen Firmenvertrag (z. B. Microsoft 365 Copilot mit Datenschutzvereinbarung), gelten eigene Regeln. Im Zweifel: IT oder Datenschutzbeauftragte fragen.

Start-Prompts

Acht Vorlagen zum Loslegen

Je Abteilung ein erprobter Start-Prompt. Eckige Klammern […] durch Ihre eigenen Angaben ersetzen.

Vertrieb

Angebots-Anschreiben individualisieren

Du bist Vertriebsassistenz. Formuliere aus diesen Stichpunkten ein Anschreiben für ein Angebot: [Stichpunkte]. Kunde: [Branche, Anlass]. Sachlich, freundlich, maximal 150 Wörter.

Tipp: Stichpunkte rein, fertigen Text raus. Kundenname erst nach dem Generieren einsetzen.

Marketing

Text-Varianten für verschiedene Kanäle erstellen

Hier ist unsere Produktmeldung: [Text]. Erstelle daraus drei Varianten: LinkedIn-Post (max. 120 Wörter, mit Hook), Newsletter-Teaser (50 Wörter), Webseiten-News (200 Wörter, sachlich).

Tipp: Einmal schreiben, dreimal verwerten. Der Klassiker mit dem größten Zeitgewinn.

Personal / HR

Stellenanzeigen formulieren

Erstelle eine Stellenanzeige für [Position]. Anforderungen: [Liste]. Unser Ton: bodenständig, ehrlich, ohne Floskeln wie „junges dynamisches Team“. Gliederung: Aufgaben, Profil, was wir bieten.

Tipp: Echte Aufgaben aus dem Team-Alltag einfüttern statt Standardphrasen.

Buchhaltung / Finanzen

Mahnschreiben in drei Eskalationsstufen

Erstelle drei Mahnstufen für eine überfällige Rechnung: 1. freundliche Erinnerung, 2. deutliche Mahnung, 3. letzte Mahnung vor Übergabe ans Inkasso. Ohne Namen und Beträge, die setze ich selbst ein.

Tipp: Als Vorlagen-Set ablegen, Beträge und Daten kommen erst im eigenen System dazu.

Einkauf / Logistik

Lieferanten-Anfragen standardisieren

Erstelle eine Anfrage-Vorlage für neue Lieferanten von [Warengruppe]: benötigte Angaben (Preise, Staffeln, Lieferzeiten, Zertifikate), höflicher Ton, als E-Mail mit Betreffzeile.

Tipp: Aus jeder guten Antwort die Vorlage weiter verfeinern.

Assistenz / Verwaltung

Besprechungsnotizen in Protokolle verwandeln

Mache aus diesen Stichpunkten ein Ergebnisprotokoll: [Notizen]. Struktur: Thema, Entscheidung, Verantwortlich, Frist. Namen kürze ich selbst ein, nutze Platzhalter wie [Person A].

Tipp: Während des Meetings nur Stichpunkte tippen, die Form macht die KI.

Ticket-Antworten für Endanwender übersetzen

Übersetze diese technische Lösung in eine Antwort, die ein Endanwender ohne IT-Wissen versteht: [technischer Text]. Freundlich, max. 5 Sätze, mit konkreter Handlungsanweisung.

Tipp: Reduziert Rückfragen und entlastet den Support spürbar.

Geschäftsführung

Entscheidungsvorlagen strukturieren

Strukturiere diese Überlegungen zu einer Entscheidungsvorlage: [Stichpunkte]. Gliederung: Ausgangslage, Optionen mit Vor- und Nachteilen, Empfehlung, Risiken. Eine Seite.

Tipp: Zwingt zur Klarheit: Was die KI nicht strukturieren kann, ist noch nicht durchdacht.

Vor dem Absenden

Jetzt Sie. Im eigenen KI-Tab.

Rolle vergeben? (Wer soll die KI sein?)
Kontext geliefert? (Datum, Uhrzeit, was bedeutet das für die Kollegen?)
Aufgabe präzisiert? (E-Mail, an wen, mit welchem Ziel?)
Format vorgegeben? (Länge, Betreffzeile, Ton?)

Merksätze

Für die jeweilige Rolle

Marketing

Tool-Stack statt Einzeltool: Text + Bild + Video + Voice + Slides + Distribution greifen ineinander.

Vertrieb / Sales

KI gewinnt im Vertrieb durch Relevanz, nicht durch Volumen: Recherche + Personalisierung schlagen Massenversand.

Operations / Admin

Operations ist der Confidence-Builder: meist Assistenz statt Entscheidung, also niedriges AI-Act-Risiko.

HR / Recruiting

KI darf in HR vorschlagen und vorbereiten, aber niemals allein entscheiden.